Absenteísmo em clínicas: 5 dicas para reduzir faltas de pacientes

Os seus pacientes estão faltando muito ou costumam chegar atrasados para as consultas marcadas? Reduzir faltas de pacientes e eliminar os atrasos dos seu atendimentos pode parecer uma situação sem solução. Até porque, com certeza que você já deve ter percebido como esse absenteísmo em clínicas é prejudicial para o seu negócio.

Entre as principais causas que levam um paciente a se ausentar em uma consulta estão o esquecimento — especialmente quando a data agendada é muito distante — e a falta de tempo para ligar para a clínica desmarcando o horário.

Quando a agenda fica vaga sem aviso prévio, o profissional da saúde é impedido de atender outros clientes, o que afeta a sua lucratividade e o cumprimento de metas. Por isso, é essencial tomar providências para evitar que o absenteísmo se torne ainda mais frequente e provoque perdas cada vez maiores para a sua clínica.  

Pensando em quem está nessa situação, a seguir, selecionamos 5 dicas para ajudar a reduzir as faltas de pacientes e atrasos nos consultórios médicos. 

• Mecanismos de Confirmação
• Penalização quanto tiver Faltas ou Atrasos
• Recursos Tecnológicos
• Facilidade no Agendamento
• Seja Pontual

1. Utilize mecanismos de confirmação

Confirmar a consulta alguns dias antes da data de atendimento é uma ótima forma de evitar que o seu cliente não compareça devido ao esquecimento. No passado, essa era uma tarefa da secretaria, mas, por demandar muito tempo dessa profissional, tecnologias foram desenvolvidas para facilitar esse processo.

Atualmente, softwares que enviam SMS ou e-mail com a data e horário da consulta marcada estão em alta. Esse sistema, que funciona de forma completamente automatizada, agrada os pacientes por ser uma abordagem pouco invasiva e está fazendo cada vez mais sucesso entre os profissionais da área médica.

Além de reduzir as faltas, a confirmação de consultas via SMS permite que horários sejam abertos na agenda para encaixes. Isso aumenta a satisfação dos pacientes e possibilita que a meta de atendimentos diários seja atingida de forma muito mais eficiente.

Outra medida importante é aumentar os canais de comunicação para a clínica, para garantir um contato mais fácil e prático com o cliente. Portanto, além de um número de WhatsApp Business disponibilize uma página do Facebook e Instagram. Assim, as chances de ele mandar uma mensagem avisando que não poderá comparecer à consulta são bem maiores. Quanto mais pontos de contato você disponibilizar, mais acessível você estará.

2. Penalize faltas ou atrasos

Aplicar pequenas medidas para que existam consequências por atrasos e faltas dos pacientes como uma forma de reduzir a probabilidade de repetição destas práticas e como uma boa maneira de educá-los.

Confira alguns exemplos:

• se o paciente chegou atrasado e o horário reservado para o seu atendimento já acabou, faça-o esperar até abrir uma vaga na agenda;
• não aceite atender um paciente depois do horário de funcionamento estabelecido para a clínica;
• priorize sempre o cliente que chega no horário correto – ele merece ser atendido primeiro por ter cumprido o compromisso;
• deixe seus pacientes cientes de que, em caso de faltas sem aviso prévio, a próxima marcação de consulta só poderá ser feita pessoalmente.

Lembre-se de reforçar o compromisso com o comparecimento no dia e hora agendados para minimizar este tipo de ação e deixe claro o que pode acontecer caso a falta ou atraso ocorram.

3. Conte com recursos tecnológicos para gerenciar a agenda

A tecnologia está presente na grande maioria das empresas e corporações, o que não é diferente na área médica. Com a utilização de um software de gestão, por exemplo, fica muito mais fácil fazer o controle de agendamentos e pacientes faltantes.

Quanto melhor for a gestão da agenda médica, menor o absenteísmo em clínicas. Isso porque a organização possibilita que os problemas desencadeados pelas faltas ou atrasos sejam solucionados rapidamente.

Além disso, os softwares de gestão também apresentam prontuários eletrônicos, nos quais os médicos conseguem ter acesso facilmente a todos os dados do paciente, como histórico, doenças, tratamentos e resultados de exames.

Isso faz com que as consultas sejam mais eficientes e deixa os pacientes extremamente satisfeitos. Ao construir uma relação de confiança e respeito, é muito mais provável que eles comparecerão às consultas no horário certo e se preocuparão em desmarcar uma consulta à qual não possam ir.

Uma outra maneira de utilizar os recursos tecnológicos a seu favor é ter uma lista de espera inteligente. Com o recurso de lista de espera você terá uma lista de pacientes para serem colocados no lugar de outro que desistiu, cancelou ou adiou a consulta marcada. Dessa forma, você alcançará mais clientes e tornará a rotina da clínica mais produtiva.

4. Facilite o agendamento

Para evitar o absenteísmo, medidas de prevenção devem ser implementadas desde o setor de agendamento de consultas. Atualmente, ferramentas tecnológicas estão disponíveis no mercado para facilitar esse processo.

Softwares de agendamento e também cancelamento online, disponíveis 24 horas por dia e 7 dias na semana, facilitam muito a vida do seu paciente.

Imagine a seguinte situação: um cliente tem uma consulta agendada para amanhã e, apenas de noite, após o horário comercial, se lembra que tem uma reunião importante no trabalho na mesma hora.

Sem um software de cancelamento online, seria bem mais difícil avisar a clínica sobre a situação em tempo hábil. Ao contar com esse sistema, seu paciente pode entrar em contato, deixar avisos e desmarcar a qualquer momento.

5. Seja pontual

O seu maior desejo é reduzir as faltas de pacientes e minimizar atrasados, certo? Então o exemplo deve começar por você. Para isso, comece estabelecendo um tempo médio para as suas consultas e respeite os limites impostos.

Assim, todos os pacientes terão agendamentos conforme o ritmo diário, o que garante uma rotina dinâmica e tranquila, além da certeza de que eles serão atendidos no horário certo.

Ademais, evite faltar ou chegar atrasado. Quando você deixa de comparecer na clínica ou chega depois do primeiro horário marcado na agenda, deixando seus pacientes esperando por 30 minutos, 1 hora ou mais, eles vão perceber essa atitude como um ato de descaso e falta de comprometimento.

Sentindo-se desrespeitado, o paciente se vê no direito de atrasar nas próximas consultas ou faltar sem nenhuma explicação. Ou, pior, ele pode deixar de considerar a sua clínica como a primeira opção para fazer uma consulta médica.

Portanto, não permita que as suas atitudes acabem refletindo em problemas para a sua empresa. Além disso, alinhe todos os colaboradores — recepcionistas, assistentes, outros médicos e profissionais da saúde — com a missão e objetivos da empresa. Se necessário, aplique treinamentos sobre assiduidade e pontualidade e faça um controle desses fatores.

E aí, gostou das nossas dicas sobre como combater o absenteísmo em clínicas? Comece a aplicar essas estratégias agora mesmo para ver a queda nas faltas e atrasos dos seus pacientes e desfrute dos resultados positivos para o seu negócio!

Se você quer aprender ainda mais sobre como organizar e melhorar o atendimento aos seus pacientes, recomendamos a leitura do nosso artigo: “Agendamento de consultas: saiba como administrar de maneira eficiente”. Aproveite!