Desafios enfrentados por um consultório médico: da gestão ao atendimento humanizado

Olá tudo bem? Meu nome é Samy Zenun, sou médico e tenho certeza que você já passou pelo que vou te contar aqui. Desta forma, resolvi escrever este post para poder ajudar vários colegas de profissão, que possam estar passando pelo que eu passei. Neste post, você vai e conhecer a jornada de transformação do meu consultório, da gestão ao atendimento mais humanizado.

Você acompanhará a minha história, um médico do interior que enfrentou desafios provavelmente semelhantes aos seus. Te mostrarei como eu encontrei a solução definitiva através da adoção de um software de gestão e prontuário eletrônico, tudo em nuvem, de forma simples e fácil.

Veja como a informatização revolucionou a minha prática médica, inclusive melhorou muito minha qualidade de vida e aumentou meus ganhos.

Desafios enfrentados por um consultório médico

Você já parou para refletir sobre os desafios enfrentados no seu consultório médico?

Desde a escolha da localização, passando pela burocracia de abertura e aprovação na vigilância sanitária até a marcação de seus primeiros clientes. Tudo isso é uma grande jornada, e em todas as etapas temos grandes desafios. E justamente devido a estes desafios, muitos médicos desistem de realizar seu sonho de ter um consultório ou clínica médica.

Um outro ponto importantíssimo na sustentação de qualquer empreendimento, são os custos elevados para a manutenção até que você atinja o “breakeven point”, ou seja, o ponto de equilíbrio financeiro. E isso pode levar meses para acontecer, o que para muitos médicos torna a viabilidade de seu sonho uma tarefa árdua ou mesmo impossível. Ou ainda, o médico terá que suportar estes custos iniciais.

Quando comecei em meu consultório, a gestão era manual, minha secretária despreparada, os custo altíssimos. Desta forma eu tinha que alternar entre plantões cansativos e desgastantes, plantões noturnos e aos finais de semana, para poder arcar com os custos meu consultório e manter minha família.

Além disso, devido a correria do dia-a-dia, eu precisava de acesso rápido às informações dos pacientes. Muitas vezes eu estava de plantão e a secretária ligava pedido instruções sobre algumas solicitações de pacientes que eu tinha atendido. E eu não tinha como resolver! O que invariavelmente, deixa a pessoa chateada. Neste momento, eu corria o risco de perder o cliente e afetar a previsibilidade de ganhos da minha clínica.

A informatização do consultório é a saída?

Agora, imagine a possibilidade de automatizar todos os processos de gestão e agendamento. A possibilidade de ter acesso remoto às informações dos pacientes e de poder atender de uma forma mais organizada e ágil. Na época pensei: “tudo isso vai ser possível com a informatização do meu consultório, preciso agora de um bom software de gestão e prontuário.”

Acesso à distância

Então fui atrás das informações necessárias para implementar todas as possibilidades da tecnologia da informação em meu consultório. Eu tinha certeza que isso iria me ajudar, e ajudou! Entretanto não foi tão fácil assim. Quando comecei não tínhamos a tecnologia em nuvem por exemplo. Portanto, o programa de gestão de consultório que eu usava na época era instalável em um servidor, que no caso era meu computador.

Bem, dessa forma ter acesso as informações dos pacientes de qualquer lugar já não era mais uma possibilidade.

Segurança

Outra coisa, não tinha segurança como hoje, onde seus dados e dos seus clientes ficam em servidores de excelência. Como por exemplo, os servidores da AWS, onde ficam hospedados os sites e guardados as informações das maiores empresas do mundo.

Se meu computador travasse, pegasse um vírus, queimasse o HD, minhas informações eram perdidas. E ainda hoje, alguns softwares com essa tecnologia de backup local “vendem” isso como vantagem. Mesmo fazendo alguns backups possíveis, era tudo precário. E veja, o backup era manual, eu tinha que apertar algum botão para isso ocorrer. E quantas vezes eu esqueci de fazer isso, e perdia muitas informações importantes? A saber, muitas e muitas vezes.

Agilidade e eficiência

A agilidade era um outro grande problema. Eu escrevendo era mais ágil que qualquer programa de gestão e atendimento. Isso porque, era cheio de botões e janelas, a cada tarefa “pipocavam” em minha área de trabalho duas ou mais janelas. Cada uma destas com mais e mais botões. E não era isso que eu queria e precisava.

Eu sempre gostei de facilidade, agilidade e eficiência.

Mas as coisas mudaram e vem mudando a cada segundo. Hoje existem empresas focadas em trazer a melhor experiência para os médicos e seus clientes. Com uma gestão eficiente, atendimento ágil, segurança, podendo fazer consultas online, enviar receitas com assinatura digital, e várias outras facilidades.

Hoje, realmente a tecnologia veio para nos ajudar.

Eficiência, segurança e agilidade no atendimento e gestão de seu consultório

Hoje percebo que é plenamente possível ter uma gestão eficiente de seu consultório, ter mais tempo para atender meus pacientes e aumentar meus ganhos financeiros.

Com um software de gestão e prontuário em nuvem, eu tenho acesso a uma série de benefícios, desde a redução de tarefas administrativas até a melhoria na comunicação com os pacientes.

Inclusive hoje, na era da informação digital, a limitação geográfica não é mais um problema. Posso atender pessoas da sua região, pessoas que moram em outros estados ou mesmo que moram fora do país. Hoje eu tenho clientes nos EUA que atendo através de teleconsulta, o que impactou de forma positiva em meus ganhos financeiros.

Com a possibilidade de marketing que temos hoje, associado a um bom software de gestão, agendamento e prontuário, o jogo vira. Hoje eu não preciso mais de dar plantões cansativos. E não se sujeitar mais aos baixos valores pagos pelo tal mercado.

Eu trabalho em uma cidade de 22.000 habitantes, e eu consegui transformar meus resultados dentro do meu consultório, que expandiu e agora é uma clínica multidisciplinar.

Então, não se preocupe! Assim como eu, você também consegue mudar essa realidade que nos é imposta sobre medicina, médicos e mercado. Você também pode ter um empreendimento bem gerido, eficiente e rentável. A chave da transformação da medicina e atendimentos está nas mãos dos médicos, está em nossas mãos. Ainda há muito mercado, e sempre haverá mercado para profissionais proativos e antenados nas inovações.

O momento é de aprender e agir

Sem querer usar clichês, mas agora o momento é de agir. A medicina vem sofrendo um ataque sem precedentes, com a desvalorização profissional, com a abertura de novas escolas, com a invasão da área médica por outras profissões.

Dito isso, parta para ação o mais breve possível. Comece identificando suas necessidades e objetivos, pesquise as melhores opções de software do mercado, considerando suas funcionalidades, facilidade de uso e custo-benefício. Capacite-se e treine sua equipe.

Planeje uma implementação gradual, começando por áreas-chave do seu consultório. Envolva sua equipe no processo e esteja aberto a ouvir seus feedbacks. Avalie constantemente os resultados alcançados e faça os ajustes necessários. Busque apoio e mentoria para auxiliá-lo durante essa jornada de melhoria.

Imagine-se livre das tarefas administrativas que consomem seu tempo no consultório médico. Se você está fazendo o que é operacional de um jeito que te faz perder tempo, quando irá pensar estrategicamente no crescimento do seu consultório?

Pense em como seria ter acesso rápido e fácil às informações dos pacientes, mesmo estando longe do consultório. Ou ainda atender pacientes de locais distantes, aumentando assim a rentabilidade de seu consultório. Essa possibilidade de transformação é real e pode ser alcançada através da informatização do seu consultório.

Empresas humanizadas

Entretanto, a escolha correta da empresa que pode te ajudar é de fundamental importância. Na era da informatização e da inteligência artificial, eu prefiro uma empresa que tenha um atendimento humano em caso de dúvidas. Assim como nossos pacientes querem um atendimento humanizado, nós também queremos ser atendidos por pessoas reais.

Inegavelmente queremos ter um suporte educado, ágil e eficiente, e não ficar escutando “musiquinhas” e apertando teclas e mais teclas, mudando de ramal a todo momento, para no fim chegar e escutar “doutor(a) vou te transferir porque esse não é o canal para resolver seu problema”. Ou ainda pior, pedir para você ligar novamente!

Então, além do software em si, olhar a empresa e sua disposição em nos ajudar é essencial. Não adianta nada ter vários opcionais, se o motor é fraco. Pense nisso!

Melhoria contínua

Acima de tudo, não se esqueça de avaliar constantemente os resultados alcançados e fazer os ajustes necessários. A informatização do seu consultório médico é uma jornada contínua de melhoria, busque apoio e mentoria sempre que necessário. Fique de olho e esteja aberto a novas ideias e abordagens.

Resultados visíveis e não visíveis

Assim, ao informatizar seu consultório, adotando um software de gestão e prontuário em nuvem, você quase que imediatamente, vai observar e desfrutar dos resultados.

De fato, estes benefícios palpáveis incluem economia de tempo, aumento da produtividade, melhoria na gestão financeira, agilidade no agendamento. Com isso, você poderá agendar consultas com mais facilidade, acessar dados dos pacientes de forma rápida e segura mesmo que fora do seu consultório, automatizar tarefas administrativas e melhorar a comunicação com sua equipe e pacientes.

Entretanto, existem também os benefícios não visíveis, não palpáveis. Primeiramente, um ponto que eu pessoalmente estava buscando, e alcancei rapidamente, é a melhoria na qualidade de vida e um equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Com menos tempo gasto em tarefas burocráticas, eu pude me concentrar mais no cuidado dos pacientes e desfrutar de maiores e melhores momentos de descanso e lazer. Certamente essa melhoria na qualidade de vida, refletirá positivamente em sua saúde física e mental, resultando em um médico mais satisfeito e realizado. Sim, isso aconteceu comigo!

E te digo, hoje, após alguns anos, esse foi o maior benefício deste investimento em gestão.

Resultados não visíveis

Um outro ponto que muitas vezes não percebemos inicialmente, é a redução de erros quanto a distribuição (venda) de medicamentos e modo de uso deste medicamentos. Hoje, não podemos mais escrever receitas com letras que nem nós mesmo deciframos. Isso se aplica também aos atestados, orientações, declarações, pedido de exames, dentre outros.

Você vai notar após algum tempo que os pacientes, os farmacêuticos e outros profissionais de saúde, vão começar a elogiar essa postura. Escrever de forma legível é fundamental para um bom atendimento, inclusive, diminuindo erros.

Gostaria de abrir um parêntese aqui, eu sei que a letra é pela velocidade que temos que escrever, devido a quantidade de impressos que preenchemos em uma consulta. E também, pelo cansaço da musculatura da mão e braço ao final de um dia de trabalho.

Eu mesmo, desenvolvi uma lesão por esforço repetitivo de tanto escrever, e do meio dia em diante, nem eu entendia mais o que estava escrevendo.

Hoje, com o software que eu uso, consigo já deixar salvo vários pedidos de exames diferentes, atestados, declarações. E o receituário eletrônico deles é o melhor que já usei! Tem milhares de medicamentos já cadastrados, posologias salvas, além da possibilidade de salvar protocolos de tratamento.

Exemplo inspirador

Espero de todo coração, que meu relato possa te inspirar. Eu poderia colocar aqui o relado de centenas de colegas que ajudei e orientei nessa jornada. Mas resolvi colocar a minha jornada, pois foi onde tudo começou. E começou em um tempo que poucos recursos realmente efetivos tínhamos. Hoje as possibilidades são reais e efetivas, e tem muita gente boa no mercado desenvolvendo ferramentas para nos ajudar no dia-a-dia de um consultório ou clínica.

Como já mencionei acima, sou um médico do interior, mas minha cabeça está no mundo. E sempre tive essa ânsia de levar o que há de melhor para minha cidade natal, que é a cidade onde trabalho. E você, esteja onde estiver, pode fazer isso também, e ter um incremento significativo em seus ganhos além da melhoria na sua qualidade de vida.

Hoje, diariamente recebo feedbacks positivos dos pacientes, que notaram a melhoria no agendamento, no atendimento e na comunicação do que fazemos na minha clínica.

Passo-a-Passo para informatizar seu consultório ou clínica

Vou colocar aqui um pequeno resumo, para chegarmos direto ao ponto. Você poderá pegar esses tópicos e completar com as informações daquilo que você precisa e de acordo com sua área de atuação.

1. Identifique suas necessidades e objetivos específicos

   • Entenda o que você realmente precisa.
   • Mapeie primeiramente as necessidades básicas, aquilo que inicialmente vai te ajudar a aumentar seu faturamento.
   • Já deixe mapeado também onde você quer chegar. pois desta forma a base já é preparada para levantar outros andares.

2. Mapeie os principais desafios

   • Localização.
   • Facilidade de estacionamento.
   • Acessibilidade.
   • Aprovação nos órgãos reguladores.
   • Plano diretor da sua cidade.

3. Pesquise e escolha o software adequado para sua realidade

   • Quais recursos do software são essenciais para você alcançar seu objetivo.
   • Sugiro que procure por algum que seja fácil de usar e seja ágil.
     • Costumo fazer uma analogia com um carro que tem vários opcionais e botões, porém usamos mesmo o acelerador, as luzes, a direção e o liga e desliga do rádio. O que realmente importa é a economia de gasolina, a potência do motor e os itens de segurança. O resto dificilmente usamos.

4. Capacite-se e capacite sua equipe

   • Certifique-se de que você e sua equipe estejam capacitados para utilizar efetivamente o software escolhido.
     • A transição para um sistema informatizado requer conhecimento e habilidades.
   • Participe de treinamentos oferecidos pelos fornecedores, busque cursos online ou presenciais e compartilhe o conhecimento com sua equipe.
     • Isso garantirá uma adoção eficiente e maximizará os benefícios do software.

5. Implemente a informatização de forma gradual e planejada

   • Ao invés de tentar mudar tudo de uma vez, planeje uma implementação gradual do software.
   • Comece por áreas específicas do consultório, como agendamento de consultas ou registro de prontuários, e vá expandindo progressivamente para outras funcionalidades.
   • Isso permitirá que você e sua equipe se adaptem ao novo sistema sem sobrecarregar o fluxo de trabalho.

6. Esteja aberto ao feedback e ajustes

   • Ao longo do processo de implementação e utilização do software, esteja aberto ao feedback de sua equipe e de seus pacientes.
   • Eles podem fornecer insights valiosos sobre possíveis melhorias e ajustes no sistema.
   • Mantenha-se atualizado com as novidades de funcionalidades do software, aproveitando ao máximo as melhorias contínuas que são disponibilizadas.

7. Busque apoio e mentoria

   • A jornada de melhoria requer comprometimento e perseverança. Esteja preparado para enfrentar desafios ao longo do caminho, mas mantenha-se motivado pelos resultados positivos que você pode alcançar.
   • Se você encontrar dificuldades ao longo do processo, não hesite em buscar apoio e mentoria.
   • Procure por profissionais da área médica que já passaram por essa transformação e estejam dispostos a compartilhar suas experiências. Inclusive estou à disposição para te ajudar.
   • Converse com o suporte da empresa, leia todos os tutoriais de utilização, peça para conversar com algum consultor da empresa.
   • Esse investimento em consultoria, mentoria e orientação te ajudará em um crescimento mais rápido e sólido.

Concluindo

Em conclusão, não deixe que a falta de informatização seja um obstáculo para o crescimento do seu consultório médico.

Assim que adotar um software de gestão e prontuário em nuvem, você estará abrindo portas para melhorias significativas em sua prática diária. Certamente isso irá refletir em um melhor atendimento, clientes mais satisfeitos e fazendo o marketing do boca-a-boca (marketing de indicação), além de melhores ganhos financeiros e melhor qualidade de vida.

Ademais, não perca a oportunidade de melhorar a organização, aumentar a produtividade, aprimorar a comunicação com seus pacientes e obter uma visão mais clara das finanças do seu consultório (ou clínica).

Como resultado, a informatização do seu consultório (ou clínica) é uma oportunidade de transformação, e você tem o poder de torná-la uma realidade. Não perca tempo, comece agora mesmo e trilhe o caminho para o seu sucesso profissional.

Sobretudo, ao adotar um software de gestão e prontuário em nuvem, você dará um passo importante rumo a uma prática mais eficiente e moderna

Enfim, ficarei muito feliz se com meu relato eu pude te ajudar a tomar essa decisão, que certamente você não se arrependerá.

Um forte, abraço, e boa sorte na melhoria do seu consultório e no alcance de seus objetivos.