Software Médico: conheça as vantagens de usar um para seu consultório

Todos os dias se fala muito sobre a evolução da tecnologia e de diversas ferramentas que podem auxiliar nosso trabalho no dia a dia, como o software médico. E como ela faz parte da nossa vida, nada mais justo que ela também ajude na gestão e performance de seu negócio.

E quando falamos de clínicas e consultórios, pode ir muito além, estreitando relacionamento com seus clientes, otimizando seu tempo de atendimento, facilitando acesso a dados importantes a um toque de distância. Entenda ao longo desse artigo porque é essencial usar um software de gestão médica em sua clínica ou consultório, inclusive para a segurança dos dados da clínica e dos pacientes.

Hoje a informação está na palma das mãos das pessoas e tudo acontece muito rápido. Tempo é dinheiro e utilizar a tecnologia para fazer seu negócio ter mais destaque, organização e produtividade pode ser o diferencial para o seu sucesso.

Comece pelo começo

Começando pelo jeito de fazer propaganda. Certamente que o boca-a-boca ainda é uma ótima propaganda, não é? Mas hoje as bocas falam instantaneamente a uma velocidade inimaginável. Assim uma pessoa mesmo antes de iniciar a consulta propriamente dita já poderá estar avaliando o atendimento. Muitas fazem check-ins no local, outras “selfie”, e alguns já repassam para amigos e familiares as primeiras impressões.

Desse modo as avaliações das clínicas e consultórios começam já no agendamento da consulta, passando ainda pela chegada ao consultório e pela consulta com os profissionais. Mas não menos importante e hoje muito avaliado é o relacionamento, atenção e disponibilidade no pós-atendimento.

Assim, pequenos e médios consultórios e clínicas têm aumentado sua lucratividade. E este aumento tem sido percebido mesmo sem aumentar o número de atendimento. Pois quando se oferece um atendimento melhor, quando se gera valor, o cliente dificilmente se importará com preço.

O segredo é prestar atenção nos detalhes, organizar o fluxo, otimizar o tempo dispensado ao atendimento, além de fazer uma melhor gestão. Entretanto, isso é uma tarefa extremamente minuciosa e requer uma boa ferramenta para o acompanhamento.

Entenda aqui os 3 pilares básicos que melhoram a performance de seu consultório ou clínica:

Agendamento de Pacientes

O agendamento do paciente é mais do que a marcação da consulta. Este procedimento envolve não só a marcação, mas também a confirmação, passando pela identificação das necessidades do paciente e evoluindo para a recepção do paciente ao chegar na clínica ou consultório.

Inicialmente o agendamento deve ser prático e fácil de realizar para agilizar o atendimento. Principalmente quando a demanda de marcação é grande. Tendo em vista que um agendamento deve conter os dados essenciais de identificação e contato dos pacientes e caso necessário, em um segundo momento, um contato mais abrangente, o preenchimento deve ser o mais prático possível.

Além disso, o envio de SMS de confirmação e cancelamento, envio de e-mails com as orientações necessárias ou mesmo questionários iniciais que agilizam a consulta tomam um bom tempo da secretária ou do médico.

Com o agendamento, em uma plataforma ágil e eficiente, a clínica tem todo controle dos pacientes que estão na sua base de contatos. Além de ter acesso rápido aos horários vagos em dias específicos, o controle dos dias e horários a serem marcados é fundamental para a organização e produtividade da agenda médica. Isso facilita muito a vida da secretária, pois um erro de agendamento pode causar marcação no mesmo horário, trazendo desconforto para a equipe e seus clientes.

Hoje em dia, a secretaria pode contar com as mais diversas tecnologias que as auxiliam no seu dia-a-dia. Um recurso que pode ajudar na diminuição do absenteísmo dos pacientes é a confirmação da consulta via SMS ou WhatsApp.

Também é importante que as anotações feitas em campos específicos ajudem na análise rápida de cada cadastro de paciente com suas possíveis peculiaridades. Por exemplo, deixar um aviso para a não marcação de determinado cliente, ou ainda, deixar anotado um desconto específico.

Estudos estatísticos mostram que uma rotina mais organizada no agendamento dos pacientes pode diminuir em até 30% as faltas, o que aumenta potencialmente o faturamento da clínica. Isso sem contar que as listas de espera inteligentes e sistema de encaixe, mantêm a rotina do profissional mais produtiva.

Pesquisas apontam que atualmente as pessoas preferem receber mensagens de SMS, WhatsApp ou até mesmo um e-mail ao invés de receber uma ligação telefônica. A maioria das pessoas acredita que a ligação é uma interrupção desagradável na rotina do dia. Você, médica e médico, gosta de receber ligação?

Utilizar formas diferentes de contato pode aumentar as chances de que o paciente retorne seu contato, se vai ou não para a consulta médica. Além do mais, pode-se ainda ter economia com a diminuição do uso do telefone.

E não podemos esquecer do acompanhamento dos agendamentos e suas peculiaridades pela secretária ou gestor da clínica ou consultório. Quando se usa um software para facilitar o acompanhamento a qualquer hora, de onde estiver, do seu celular, por exemplo.

Atendimento ao Paciente

O atendimento dos profissionais de saúde, ou seja, a consulta em si, ainda é o que mais pesa na avaliação dos clientes. Mesmo que a estrutura do consultório ou clínica ainda não esteja toda organizada, a consulta deve ser de excelência.

Mas se a interação com o paciente é uma relação humana, como a tecnologia pode ajudar? A tecnologia chegou para facilitar, agilizar e otimizar o atendimento.

Uma boa consulta, ao pé da letra, academicamente falando, tem como pilares básicos anamnese e exame físico, pedidos de exames complementares e prescrição.

Ainda pode haver a necessidade de atestados, declarações, encaminhamentos e mais vários papéis e documentos a serem preenchidos, principalmente quando se trabalha com planos de saúde. Não faz muito tempo, os atendimentos eram todos feitos de forma manual e perdia-se muito tempo com estas tarefas, importantes, mas secundárias.

E tarefas secundárias podem ser automatizadas através da tecnologia. A tecnologia pode agilizar principalmente estas tarefas secundárias. Pois a grande maioria destes impressos já ficam pré-preenchidos no software. Por exemplo, modelos de atestado, declarações diversas e encaminhamentos. Apenas com alguns cliques, é possível preencher os dados do paciente. Só neste quesito agiliza o atendimento em pelo menos 5 a 8 minutos.

Quanto tempo você gastaria para preencher, manualmente, caso precise fazer um atestado para o empregador, outro para escola, além de uma declaração de acompanhante, mais dois encaminhamentos, um pedido de exame laboratorial e outro de imagem?

Logo, um bom software médico pode abreviar esse tempo de confecção das tarefas e pronto! Resolvido, tudo fácil e ágil. Sobrará pelo menos mais alguns minutos para conversar com seu paciente. Você sabe que isso faz diferença!

Mas você também poderá usar estes minutos para novos encaixes, aumentando o faturamento. Assim como no final do dia ganhar um tempo para você e sua família. Hoje sabemos que o bem mais precioso para todos é o tempo.

De maneira idêntica a prescrição pode ser otimizada. Um software médico de excelência deve ter um gerador de receitas inteligente. E aqui pontuamos que o módulo de prescrição deve fazer parte integral do software, e não ser terceirizado, principalmente pela segurança dos dados.

Primeiro, como overdelivery, um software médico deve ter um banco de dados com milhares de medicamentos e apresentações, tags e grupos de pacientes. Tudo de forma automática, sem a necessidade do usuário ter esse trabalho. Segundo, as posologias mais usuais já ficam salvas e na próxima vez que o mesmo medicamento for prescrito, já se ganha tempo, pois a posologia não precisa ser digitada novamente. Terceiro, os medicamentos de controle especial já são impressos em modelos de receitas exigidas pela legislação, e em duas vias, tudo de forma automática.

Além disso e de outros detalhes que podem ser personalizados com a marca da clínica, e não menos importante, é a questão da legibilidade da receita. Em virtude de receitas ilegíveis, vários conselhos regionais de medicina estão recebendo cópias de tais receitas, enviadas não só pelos pacientes, mas também por farmácias.

Sem contar que um software médico traz a segurança no armazenamento dos dados dos pacientes. Agora com LGPD em vigor, o profissional precisa se cercar de meios e ferramentas que tragam esta segurança para o seu dia a dia.

Assim, um bom software médico faz toda a diferença não só na gestão e desempenho do empreendimento, mas traz qualidade ao atendimento do paciente. E isso fideliza clientes, ser bem atendido, escutado, examinado, ter orientações claras e acesso ao profissional de sua confiança faz toda a diferença.

Certamente esse consultório ou clínica será bem indicada e referenciada. Diante destas e outras possibilidades que um software médico pode trazer, o ganho de tempo será bem maior que 5 a 8 minutos.

Gestão Financeira

Todo empreendimento deve ter um propósito. Aquilo que nos faz acordar em manhãs chuvosas e frias e ir trabalhar. Porém, o motor de todo empreendimento é a gestão bem feita e seus resultados. Apenas com lucratividade financeira é possível manter as portas abertas, ter fôlego e sossego para pensar em inovações e implementações de novas ideias. Principalmente quando estas ideias se apoiam em nossos ideais e propósitos.

A cada dia, a gestão de pequenos e médios negócios se tornam mais profissionais. Justamente pela necessidade de um fluxo de caixa saudável. Igualmente pelos custos invisíveis passarem despercebidos, assim achatando a lucratividade. Porém, quando notamos que a chave para o sucesso profissional está além do atendimento ao cliente, começamos a entender o porquê da necessidade de ter os dados nas mãos.

Ser bom, tecnicamente, é essencial, mas já não é suficiente. A tecnologia está aí justamente para melhorar todos estes quesitos de forma simples e prática. Com um bom software médico, você, gestor ou proprietário de consultório ou clínica, pode ter todas as informações centralizadas em um único local. E poder assim acessá-los no momento oportuno de onde estiver. Saber onde você ganha e perde dinheiro em sua clínica e consultório é fundamental.

Por exemplo, você saberia dizer com toda certeza, quais planos de saúde são mais lucrativos (se é que são) e se ainda compensa atendê-los? E quais aqueles que estão apenas tomando lugar de consultas mais lucrativas ou mesmo usufruindo do seu tempo sem a devida valorização? Você saberia dizer a média de gasto com energia elétrica dos últimos 12 meses? Você saberia me dizer sobre a taxa de ociosidade de seu consultório ou clínica? E se consultas estão deixando de ser marcadas porque a secretária manualmente não consegue ajustar os encaixes nos horários vagos?

Em resumo, são tantas as variáveis que devem ser analisadas que manualmente você provavelmente não conseguirá fazer. Já com a tecnologia você tem acesso rápido a dados e relatórios e assim consegue agir naqueles pontos francos com rapidez e eficiência. E a análise de dados concretos faz o gestor ter vários insights para os ajustes necessários.

Além dos pilares básicos, Agenda, Prontuário e Financeiro, um outro ponto extremamente em alta e relevante, que une o software médico à produtividade do consultório é o pós-atendimento.

Entenda como o pós-atendimento tem o poder de fidelizar os seus pacientes.

Pós-atendimento

Quantos profissionais você conhece, que fazem um excelente pós-atendimento? O pós-atendimento começa a partir do momento que o paciente retorna para a casa com a posologia. Uma boa estratégia para aplicar o pós-atendimento é se colocar à disposição caso surja alguma dúvida ou efeitos colaterais.

Acompanhar o tratamento, vai gerar no paciente, mais segurança e um sentimento de reciprocidade. Consequentemente, você estará fidelizando este paciente.

Além disso, facilite a vida do paciente lembrando-o dos retornos com antecedência e lembre-se de datas comemorativas.

Após um bom pós-atendimento, as chances do seu paciente lembrar de você e recomendar o seu atendimento para outras pessoas, é certeira.

A escolha do seu software médico

Muitos consultórios e clínicas ainda não utilizam um software médico para a gestão e atendimento. Alguns por acharem que a implantação é difícil, que os equipamentos são caros, treinamentos são complicados.

Mas as clínicas que estão automatizando seus processos, estão lucrando e despontando como referência de atendimento e sucesso.

Hoje os melhores softwares em nuvem não precisam de equipamentos locais como servidores e nem precisam ser instalados. Além do mais, com a competitividade os softwares precisam se reinventar e facilitar a forma de utilização das ferramentas. Menos botões e mais soluções.

Concluindo

Inicialmente quando se implementa tecnologia no ambiente de trabalho tendemos achar que teremos mais trabalho. Alguns colaboradores são mais resistentes por estarem acostumados com as suas rotinas.

Porém uma mudança para melhor, a longo prazo vai trazer resultados que trarão mais lucratividade, produtividade, expansão de espaço, de equipe, mais qualidade de vida, prestígio profissional e social.

Saiba que tudo isso é possível, muitos conseguem e tantos outros estão conseguindo. Porém assumiram a necessidade de mudança.

Enfim, os resultados gerados com um bom software médico são extraordinários. Com os processos organizados toda a rotina de trabalho se torna mais tranquila e eficiente. Esse é um investimento certo, validado e cada vez mais adotado pelas melhores e maiores clínicas de todo o mundo.

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Assim como nossos clientes, você também vai ficar satisfeito!