5 melhores práticas para melhorar o controle de gastos da sua clínica

Um negócio, por mais estruturado que seja, tem despesas. Sabemos que as despesas são comuns quando se tem uma empresa, funcionários e equipamentos. Por isso, é tão importante falarmos do controle de gastos.

Nas clínicas de saúde, assim como qualquer negócio, é essencial ter um planejamento financeiro para manter o faturamento mensal organizado e “no azul”. Afinal, quando você controla esses gastos rotineiramente, garante uma boa gestão financeira, evita problemas com a falta de capital e ainda é capaz de expandir seu consultório.

Basicamente, as despesas financeiras são necessárias para a sobrevivência da sua empresa e os investimentos trazem resultados para o futuro.

Então, continue lendo e saiba as melhores práticas para gerenciar as despesas da sua clínica com eficiência!

1. Registre as transações financeiras

Para ter um completo controle de gastos é essencial documentar todas as movimentações financeiras que ocorrem no seu consultório. Com isso, o gestor é capaz e identificar os gastos e lucros do negócio, entendendo melhor os valores de entrada e saída de caixa.

O ideal é registrar diariamente todas as despesas. As principais despesas incluem:

Pagamento de salário dos funcionários;
Gastos com materiais;
Contas de aluguel, luz, água, internet e entre outros gastos mensais;
Recebimento de pagamentos de consultas particulares ou por convênio;
Pagamento de fornecedores;
Manutenções de equipamentos, etc.

2. Evite fazer compras parceladas sem necessidade

Você costuma parcelar as compras essenciais para a sua clínica ou consultório?

Outro passo muito importante para controlar os gastos é evitar parcelar todos os gastos. Isso porque quando você opta por pagar à vista, é possível conseguir descontos.

Desse modo, você garante mais lucro para sua empresa e mantém uma boa gestão financeira. Além disso, esse movimento permite que você planeje seus gastos.

Por exemplo, se todos os meses você compra materiais descartáveis para os atendimentos, como seringas, luvas e máscaras, você pode se organizar para realizar uma compra maior para o ano todo. Isso resulta em menos trabalho mensal e descontos em compras com maior volume.

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3. Escolha bem seus fornecedores

Para garantir o controle de gastos da sua instituição de saúde, é relevante escolher bem os seus fornecedores. Assim, você garante a entrega correta dos materiais e evita possíveis atrasos ou erros no processo de distribuição.

Também é interessante criar um relacionamento com o fornecedor a fim de estabelecer uma relação próxima e de confiança. Com isso, a sua clínica facilita seus pedidos, de modo que ocorram nas datas agendadas e sem atrapalhar o fluxo de caixa.

Além disso, a gestão financeira fica mais simples quando você conta com fornecedores confiáveis e parceiros do seu negócio. Para isso, é importante que esses indivíduos entreguem materiais em boa qualidade e bom funcionamento, além de oferecem suporte na negociação.

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4. Centralize as informações

Como você gerencia as despesas e dados sobre o seu consultório médico? Essas informações estão em planilhas, cadernos ou softwares de automação?

Se você realiza uma gestão financeira em papéis e agendas, está na hora de apostar em métodos mais eficientes, que garantem maior qualidade no processo e evitam erros.

Ao eliminar o papel da sua clínica, você obtém muitas vantagens como a redução de gastos, otimização do espaço de trabalho e maior segurança de dados.

Mas, se você opta por gerenciar as informações em planilhas, inclua todos os valores corretamente, sem esquecer de nenhum e sempre atualize esse documento.

Embora os gestores decidam registrar os dados em diferentes locais, é importante centralizá-los para facilitar a tomada de decisão. Às vezes, preencher várias planilhas pode dificultar na hora de encontrar os dados e gerar dores de cabeça para os colaboradores.

Portanto, você pode contar com um software médico que permite a inserção as informações dos seus pacientes, por meio de um prontuário eletrônico, e de valores para realizar uma melhor gestão financeira. Com isso, é possível evitar erros no preenchimento e automatizar essa tarefa.

5. Separe sua conta pessoal da conta da clínica

Outro ponto importante do controle de gastos de clínicas é o gerenciamento da sua conta bancária. É fundamental ter uma conta para seu negócio e outra pessoal.

Geralmente, quando um profissional de saúde abre sua própria clínica, ele tende a gerenciar os recebimentos e gastos na própria conta. No entanto, se o seu negócio vai crescendo, é possível se perder com os valores e não desenvolver uma boa organização financeira.

Por isso, crie contas diferentes a fim de separar os rendimentos e salários. Dessa forma, você tem uma visão mais clara de como anda a entrada e saída da sua clínica, bem como o seu dinheiro pessoal.

Por que é importante realizar um bom controle de gastos em clínicas e consultórios?

Agora que você conhece as melhores práticas para o controle de gastos do seu consultório, é possível entender a importância de documentar cada valor que entra e sai da clínica. Isso impacta na sua gestão e na sua instabilidade no mercado.

Além disso, a gestão financeira é fundamental para o sucesso da sua empresa, independentemente da sua área. Implementar essa organização no segmento de saúde facilita as tarefas, pois, esse ramo apresenta as suas particularidades e desafios que aumentam a complexidade da gestão do negócio e financeira.

Por exemplo, as clínicas e consultórios apresentam impressibilidade de demanda, já que determinados procedimentos, consultas e exames podem surgir de forma emergencial ou serem adiados.

Outro ponto é que, em clínica que trabalham com mais de um profissional de saúde e diferentes planos de saúde, fica ainda mais complexo o pagamento e o gerenciamento dos atendimentos. Isso envolve repasses proporcionais de todos os valores e processos de cada paciente.

Diante de tantos desafios, é evidente a necessidade de um bom controle de gastos. Assim, você garante um fluxo de caixa seguro e eficaz. Então, implemente as práticas citadas neste conteúdo e veja como é possível melhorar a organização financeira do seu consultório e otimizar a produtividade.

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