8 sinais que mostram que a gestão do consultório médico não vai bem

Quando os números não atendem à expectativa é preciso repensar estratégias e mudar a postura. Nesse sentido, é fundamental perceber os parâmetros que indicam que a gestão de consultório médico precisa de um novo direcionamento.

Logo, descobrir onde estão as maiores falhas e buscar meios de tornar a sua clínica mais competitiva são ações que facilitam a gestão do consultório médico.

Então, confira 8 sinais que indicam a necessidade de mudanças na gestão e conheça alternativas para assegurar a sustentabilidade do seu negócio. Acompanhe!

1. Problemas de agendamento

Para garantir qualidade nos serviços oferecidos, um estabelecimento médico deve sempre proporcionar boas experiências aos clientes. O agendamento de consultas, por ser um dos contatos iniciais dele com a clínica, precisa ser o melhor possível.

Como reza a antiga premissa, “a primeira impressão é a que fica”, nesse contato não pode haver falhas. Logo, o atendimento precisa ser prático e eficiente, já que não existe outra oportunidade de causar uma boa impressão.

Entretanto, em relação às formas como se processa o agendamento, a realidade de muitas clínicas está bem distante do serviço ideal.

É praticamente impossível que um colaborador atenda eficientemente várias ligações simultâneas. Para solucionar essa questão — de um modo simples e prático —, automatizar esse processo é essencial para tornar a gestão do consultório médico mais eficaz.

O gestor clínico precisa se conscientizar de como esses furos colocam em xeque a imagem da instituição. Os pacientes são bem observadores e costumam reparar nessas falhas: demora na recepção e número elevado de pessoas na fila são indícios de dificuldade para marcação de consultas.

Logo, é preciso buscar alternativas que representem soluções eficazes para conter esse problema. Investir em um sistema de gestão integrada com canais de atendimento online pode simplificar essa tarefa e sinalizar melhoria na experiência do paciente.

2. Reclamações do atendimento

Como uma vertente comum a toda modalidade de negócios, há muito mais reclamações do que elogios. Porém, se o atendimento estiver recebendo críticas destrutivas constantemente, é hora de pensar em medidas que possibilitem a reversão desse problema.

Independentemente da área de atuação, o cliente moderno está cada vez mais exigente e interessado em serviços ou produtos que proporcionem algum benefício.

O estilo de vida contemporâneo está moldando os hábitos e comportamentos a ponto de a sociedade valorizar mais a agilidade nos serviços do que o preço. As pessoas estão cada vez mais apressadas e, sendo assim, a rapidez e a eficiência são os quesitos de maior influência na escolha de um serviço.

Diante disso, as facilidades garantidas pela evolução tecnológica ampliam a possibilidade de tornar o atendimento muito mais dinâmico e reduzir as reclamações. Isso justifica o fato de as pessoas depositarem mais confiança em serviços automatizados e digitais. Saiba que para solucionar este problema basta ouvir seus pacientes, através de uma pesquisa de satisfação.

3. Falta de integração entre os colaboradores

Integrar as equipes é essencial para aumentar o desempenho das atividades e otimizar o tempo. A falta de integração entre os setores pode comprometer o resultado dos processos e evidenciar as principais falhas na gestão do consultório médico.

Mais do que isso: esse problema contribui para acentuar complicações que poderiam ser evitadas, caso houvesse maior consonância entre os processos operacionais mais determinantes.

A área financeira precisa caminhar junto ao agendamento de pacientes, a fim melhorar o controle do fluxo de caixa, do estoque de materiais, assim como os demais setores.

Priorizar essas ações possibilita o alinhamento dos diferentes segmentos da instituição e promove meios de atingir as metas mais desafiadoras.

4. Redução do número de pacientes

Você tem notado que a clínica ou o consultório está com menos pacientes do que o normal? Isso pode ser atribuído à crise ou são reflexos diretos das falhas na gestão?

Talvez esteja na hora de repensar ações mais concretas e que realmente representem viabilidade de soluções para sanar definitivamente essas questões. Busque estratégias para atrair e fidelizar mais pacientes, fortalecer a imagem da instituição e enfrentar a concorrência com chances reais de igualdade.

Uma perspectiva de solução seria a adoção de um software voltado para a área de saúde. Invista em ferramentas que agilizem as operações e permita que a equipe concentre mais atenção no atendimento ao paciente.

Diante disso, procure avaliar alternativas que promovam a aproximação do paciente e aumentem a procura pelos serviços oferecidos em sua clínica.

5. Dificuldade para identificar problemas

Fique atento aos sinais mais importantes para identificar os principais problemas. Observe se a equipe de atendimento não está sobrecarregada e sem condição para dispensar um tratamento em um nível de excelência capaz de reverter esse quadro.

Nesse contexto, recorrer a um sistema operacional mais moderno pode representar soluções. Utilizar recursos que permitam melhoria ao relacionamento com o paciente pode minimizar os impactos negativos dessas questões e tornar o atendimento mais eficaz.

6. Perda de tempo e performance

Um estabelecimento médico não informatizado sobrecarrega a equipe e exige muito mais tempo para cumprir as atividades de rotina. Assim, a má gestão do tempo compromete a performance e o crescimento do negócio.

Tendo isso em vista, modernizar e atualizar a clínica implica diretamente na eficiência dos trabalhos. Sinaliza, ainda, maior excelência à dinâmica exigida para conquistar e reter mais pacientes.

Afinal, quando a gestão se preocupa em economizar tempo, os resultados se tornam mais evidentes na produtividade e no grau de satisfação com os serviços prestados.

7. Armazenamento e organização ruins

Os serviços da área de saúde costumam gerar uma quantidade imensa de documentos e de arquivos. Nos dias atuais, armazenar tudo isso em uma salinha não faz sentido algum.

Conforme o tempo passa, a tendência é que o volume de dados aumente. Assim, o acesso a essas informações se torna cada vez mais difícil, demorado e ainda reduz a produtividade da equipe.

Nessa conjectura, é necessário implementar ações que facilitem esse trabalho e promovam maior organização. Além de otimizar o tempo, buscar formas mais eficazes de armazenar os dados sinaliza maior produtividade e melhoria no atendimento ao paciente.

Não existe desculpas para comprometer de forma tão negligente a segurança dos dados de seus pacientes.

8. Falta de um bom software de gestão

Os benefícios proporcionados pela tecnologia ao mundo dos negócios — sobretudo para a gestão de consultório médico — são incontáveis. Assim, a ausência de um sistema integrado pode ser a falha que exige reparação mais urgente.

O investimento em um sistema de gestão para o ramo da saúde é indispensável para modernizar a clínica, atrair novos pacientes e colocar a sua instituição um passo a frente da concorrência.

Um software de gestão médica pode, dependendo do ponto de vista, até parecer um luxo a mais. Entretanto, evidências indicam a urgência da clínica em ser administrada com o auxílio de uma ferramenta de gestão específica. Trabalhar, pois, com esse tipo de ferramenta pode facilitar o atendimento, otimizar o tempo e viabilizar diferentes soluções.

Logo, essas inovações tornam-se elementos imprescindíveis para dinamizar a gestão do consultório médico, melhorar a imagem da instituição e fortalecer a marca perante a concorrência.

Gostou dessas sugestões para melhorar a gestão de consultório médico? Agora você só precisa comprovar que elas são totalmente aplicáveis se utilizadas em conjunto com um excelente software médico.