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Uma sala de espera cheia nem sempre é sinônimo de algo bom. Pode ser que o grande número de pessoas aguardando para se consultarem seja por algum fator negativo, como um atraso muito grande por parte do médico.

Os pacientes tendem a ficar irritados nesse tipo de situação e nem sempre é fácil encontrar a solução e de como será a comunicação com essa pessoa que já está esperando há algum tempo. Ela pode acabar se irritando e o alvo que será questionado pela demora excessiva será você, secretária médica.

Contudo, esse cenário pode ser administrado para causar o menor transtorno possível. Por este motivo iremos te ajudar com algumas dicas simples, mas muito eficazes para que você lide da melhor maneira possível com o atraso médico e a sala de espera lotada.

Motivos do  atraso

Antes de qualquer coisa é necessário levar em consideração os motivos que levam o profissional a atrasar sua agenda. Muitas vezes não é pela falta de responsabilidade, mas sim por acontecimentos alheios que podem acabar saindo do domínio do médico, fazendo com que o equilíbrio do dia a dia seja prejudicado.

Um dos fatores que mais causa problemas é a falta de gestão de tempo e organização de horários no dia a dia de trabalho na clínica.

Alguns pacientes podem acabar tomando mais tempo do que outros, nem sempre as consultas irão ter exatamente o mesmo tempo de duração. A pessoa que está sendo atendida pode possuir necessidades que demandam mais tempo do profissional ou passar um tempo extra tirando suas dúvidas.

Esses fatores influenciam diretamente na sala de espera, que irá crescer, ficar desorganizada e algumas vezes sair do seu controle.

Apesar disso, esse problema não é e nem pode ser definitivo, existem algumas práticas que irão de auxiliar e até mesmo ajudar a acabar com os atrasos e o estresse dos pacientes de vez.

O que fazer?

Por mais calmos que os pacientes sejam, inevitavelmente eles ficarão irritados com a demora, por isso você precisa saber manter o controle e tentar tomar as rédeas da situação, fazendo com que essas pessoas se sintam mais tranquilas e saiam satisfeitas com o atendimento prestado, tanto por parte do médico, quanto da sua parte.

Comunicação

Um dos pontos mais essenciais que envolvem lidar com a sala de espera cheia é manter uma boa comunicação com os pacientes que estão aguardando há mais tempo.

O interesse em ajudá-los pode fazer uma diferença enorme na impressão que essas pessoas terão do seu ambiente de trabalho.

  • Tenha empatia com os pacientes

É fundamental que você mostre empatia e vontade de ajudar, isso irá ajudar a acalmar a situação e fará com que a sala de espera se torne um lugar mais tranquilo, já que será perceptível para os pacientes que você realmente tem interesse em resolver a situação.

Crie um ambiente agradável, comunique-se frequentemente com quem está aguardando dando uma atualização sobre os atendimentos, isso deixa as pessoas menos propensas a se irritarem e perderem a calma.

  • Seja honesta com os pacientes

Além de pensar na comunicação e criar um ambiente melhor, é importante ressaltar que as informações passadas para os pacientes sejam verídicas.

Explique com calma os motivos que estão levando o profssional a atrasar os atendimentos e que é algo que não está totalmente no seu controle, mas você vai se esforçar pra que ele se consulte o mais breve possível.

Algumas pessoas tendem a ser menos flexíveis do que outras, por isso é importante estar preparada para qualquer tipo de situação e procurar todos os recursos que estão dentro do seu alcance.

  • Converse com o médico

Conversar com os pacientes é uma boa alternativa, mas a peça chave para acabar de vez com os atrasos é conversar com o médico, já que ele é o principal responsável pela clínica e pelo andamento das consultas.

Mostre para o profissional que os atrasos podem ser prejudiciais e acabam causando um transtorno que pode ser evitado e como isso prejudica o seu rendimento, já que você precisa se dedicar para controlar a situação e pode acabar deixando de lado o foco em outras tarefas mais importantes.

Tenha uma boa noção do tempo que ele permanece no consultório com cada paciente e apresente alternativas que você acredita que podem resolver essa questão de forma efetiva.

Organização

Por mais que existam inúmeros meios que podem ajudar a apaziguar a situação, nem sempre os pacientes irão colaborar sendo compreensivos e calmos.

Por isso é importante pensar em como acabar de vez com os atrasos e dessa forma exntinguir problemas que são causados por eles. Tenha em mente que uma sala de espera organizada e pacientes sem estresse irão tornar o seu trabalho muito melhor e mais agradável, além de te poupar um tempo que pode ser concentrado em outras coisas.

  • Software de Gestão

A organização é essencial, gerenciar o tempo e ter noção de todas as atividades diárias do médico podem te ajudar a colocar a sala de espera em ordem e assim futuramente evitar atrasos e inconvenientes.

Atualmente o recurso mais escolhido e aplicado por diversas clínicas é o software médico, ele ajuda na organização de informações, centraliza todos os dados necessários e otimiza a gestão no dia a dia.

Além de possuir várias ferramentas que ajudam no controle financeiro, agenda médica e prontuário eletrônico, por exemplo, ele também possui o mecanismo da sala de espera. Dessa forma você consegue ter acesso à todos os pacientes que estão aguardando, que estão sendo atendidos ou que já foram embora.

Essa é uma alternativa muito útil, simples e econômica a ser apresentada para o médico como solução, já que além de organizar a sala de espera lotada, ela vai ajudar no controle de tempo de consulta – este que ficará por conta do profissional – e irá facilitar ainda mais a sua rotina de trabalho, descomplicando suas atividades e processos burocráticos.

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