Somos especialistas em gestão de clínicas e consultórios

A sala de espera está lotada e as pessoas estão perdendo a paciência de esperar e ficando nervosas. Esse tipo de situação acaba gerando o sentimento de negligência em alguns pacientes, esses que podem sair da consulta falando mal da clínica e do atendimento médico, isso pode impactar diretamente na reputação dos profissionais, ainda mais hoje em dia com a rapidez que as informações se espalham nas redes sociais.

Mas como reverter esse quadro? A gente já te contou o que leva os pacientes a se sentirem estressados na sala de espera,  e hoje iremos te mostrar o que fazer para melhorar o ambiente.

Atendimento

O primeiro contato que um paciente tem com a clínica é através da secretária, dessa maneira você acaba se tornando o cartão de visitas da empresa.

Por isso o padrão de atendimento precisa ser sempre impecável, prezando pela melhor forma de se comunicar com as pessoas e sempre estar atenta às necessidades que possam surgir ao longo do dia.

É fundamental que você seja sempre muito educada, cordial, mantenha a calma e a postura, essas atitudes vão te ajudar a se sair bem de qualquer tipo de situação, já que agir de maneira alterada só vai agravar o humor instável de quem está nervoso.

Seja empática e sincera com os pacientes, lembre-se de que ir ao médico é uma necessidade e muitas vezes as pessoas que se encontram ali estão se sentindo mal ou ansiosas pela consulta, sendo assim eles contam com uma equipe que entenda que o ambiente precisa estar calmo e que o atendimento seja bom.

Também é importante conversar com o médico caso haja a necessidade de um treinamento mais eficiente e profissional dentro dessa questão, pode ser que preparo que você acha que possui pode não ser o suficiente. Isso demanda uma auto crítica muito aguçada, observe como os pacientes reagem ao falarem com você, tanto na sala de espera quanto ao telefone ou WhatsApp.

Outra dica que pode te ajudar é discutir com o médico sobre a maneira como ele faz o atendimento dos pacientes, afinal de contas ele é a peça chave para determinar se experiência da pessoa será boa ou ruim e irá querer retornar pra outra consulta.

Conforto

Pode parecer supérfluo, mas o conforto da sala de espera é um ponto essencial e que vai fazer com que os pacientes se sintam mais a vontade e com que a espera não seja algo tão difícil e estressante.

Um ambiente agradável e que seja acolhedor pode ser um diferencial no humor das pessoas que estão aguardando, por isso mostre ao médico como o comportamento delas mudam quando estão em um lugar aconchegante.

Peça para que ele invista em cadeiras ou sofás que sejam bem confortáveis, soluções como uma máquina de café e algumas coisas de comer que sejam mais básicas (a menos que sejam pacientes que costumam ficar em jejum), mantenha o filtro de uso comum sempre cheio e os banheiros sempre o mais limpo possível.

Além disso o ambiente deve estar de acordo com o clima, uma sala muito abafada ou com o ar condicionado muito frio pode incomodar e deixar as pessoas mais inquietas e propensas ao estresse.

Entretenimento

O entretenimento, assim como o conforto, é um ponto que pode fazer muita diferença no comportamento e humor dos pacientes que estão aguardando o atendimento.

Deixe claro para o médico ou para o responsável pela clínica que o ócio das pessoas pode ser um fator determinante no estresse dentro da sala de espera.

Pense em maneiras que podem ser usadas como uma distração para que o paciente não veja o tempo passar, o investimento muitas vezes não precisa ser tão alto e as solução são muito efetivas.

Televisor

A TV é uma das alternativas que ainda é muito presente em diversas clínicas, é um artifício bem comum e simples e pode dar conta do tédio ou estresse presente na sala de espera.

Existe uma pesquisa americana que diz que as TVs podem reduzir a percepção de espera em até 35%.

Internet

Outro recurso que está sendo muito usado por inúmeras empresas é a disponibilização do wi-fi grátis, isso faz com que a pessoa não fique presa apenas em mídias tradicionais e tenha a escolha de assistir algo no celular ou acessar o que achar mais interessante.

Crianças

É sempre importante pensar nos pequenos, muitas vezes os pais levam os filhos às consultas por não terem com quem deixar e crianças precisam de alguma atividade para se manterem ocupadas. Mantenha livros de colorir ou alguns brinquedos mais simples se for o caso.

Pontualidade

Ser atendido no horário é a expectativa do paciente quando agenda uma consulta, certo?

É compreensível que às vezes imprevistos aconteçam e essa área fique prejudicada, mas é primordial que haja uma boa organização para que isso seja uma situação muito rara.

Mantenha a agenda do médico sempre muito organizada e  tenha noção de quais são os compromissos do dia (primeira consulta, retorno, exames ou outros procedimentos), saiba quanto tempo em média cada atendimento irá demorar para que a rotina não saia do controle.

Isso vai te ajudar a controlar melhor a situação dos pacientes estressados, já que você sempre terá as informações certas para passar e pode pensar numa forma de apaziguar a situação da melhor forma possível.

Uma ferramenta que pode ajudar o seu trabalho e o do médico nessa organização é o software médico, ele é um programa que vai facilitar toda a gestão da clínica, desde os agendamentos até o marketing do pós-consulta.

Com o software é possível manter uma estrutura impecável na sala de espera, isso fará com que os atendimentos estejam sempre no horário e evita todo o estresse e nervosismo do ambiente.

A agenda também passar por uma automatização que vai ser muito útil para o andamento do dia a dia, além disso você terá disponível a confirmação de consultas, uma ferramenta indispensável nos dias de hoje para qualquer clínica.

Concluindo

Todas as soluções apresentadas podem ser ampliadas e adaptadas de acordo com qualquer rotina, o importante é manter sempre o foco e tentar proporcionar o melhor atendimento e experiência no âmbito médico que o paciente pode ter.

Quer saber mais sobre a funcionalidade de um software médico? Baixe gratuitamente nosso infográfico e confira todos os recursos disponíveis.

Escreva um comentário