O atraso médico pode acabar gerando uma sala de espera lotada, já que a demora em alguns atendimentos consequentemente resulta em acúmulo de pacientes e estresse na rotina.
Esses atrasos acontecem principalmente por uma demora maior em certos atendimentos que podem demandar mais atenção do profissional ou procedimentos que de fato ocupam mais tempo.
Saber como manter o controle da situação e uma boa comunicação no atendimento é primordial para a função da secretária, imprevistos acontecem e é bom ter um plano de ação para que o ambiente fique o mais tranquilo possível e o dia de trabalho possa ocorrer normalmente.
Porém, mais importante do que saber o que fazer nessas ocasiões é aprender a dar fim aos atrasos dos médicos, tenha em mente que o andamento dos horários das consultas impacta diretamente em vários fatores que são imprescindíveis para o crescimento da clínica.
Quais são os fatores negativos que os atrasos geram?
- Má reputação da clínica
- Pacientes insatisfeitos e estressados que não irão querer retornar
- Trabalho extra para os médicos (por passar muito do horário algumas vezes)
- Acúmulo de tarefas da secretária (você ficará por conta de administrar os imprevistos e isso pode impactar nas suas tarefas diárias)
- Ambiente tenso e desconfortável para você e os demais
- Impacto direto no lucro (atrasos podem fazer com que pacientes faltem e isso afeterá diretamente a parte financeira)
Mas o que você pode fazer para ajudar a resolver esse problema? Confira nossas dicas!
Organize a sua rotina
Uma das coisas mais importantes para começar a controlar os horários da clínica é a organização da sua rotina de trabalho.
Parece simples, mas muitas pessoas possuem uma enorme dificuldade em conciliar suas tarefas e conseguir manter o equilíbrio dentro do dia a dia.
Por isso crie uma lista de afazeres, utilize uma agenda própria – que não inclua os compromissos médicos – ou faça uso de planners para anotar tudo que for necessário, destaque todas as prioridades e marque aquilo que já foi feito ao longo do dia.
Também é essencial manter o seu espaço de trabalho arrumado e limpo, isso vai te ajudar a ter uma visão ampla do seu trabalho e evitar o acúmulo de papéis e outras coisas que não precisam estar ali e só ocupam espaço.
Com isso vai ficar mais simples seguir os próximos passos, já que dessa maneira você cria uma rotina eficiente e que te trará mais agilidade e facilidade para conseguir manter a organização dos horários agendados da clínica.
Confira a agenda com o médico diariamente
Com o dia de trabalho organizado é hora de conferir a agenda com o médico.
Peça para que ele reserve alguns minutos do dia para repassar os compromissos diários com você, pergunte qual o tipo de consulta de cada paciente marcado e se ele irá realizar algum procedimento mais demorado.
Dessa maneira você estará mais preparada para imprevistos caso eles aconteçam e também terá uma boa estimativa do tempo que cada consulta irá durar. Isso te ajudará a melhorar a comunicação com o paciente, pois ele estará ciente das razões da possível demora e também do tempo que ele permanecerá em consulta.
Com esse hábito você também conseguirá posteriormente apresentar dados concretos sobre os atrasos e também as possíveis soluções para esse problema junto com aos médicos.
Faça o controle de horários da clínica
Após revisar toda a agenda com o médico é hora de começar a controlar minuciosamente os horários. É um trabalho que inicialmente pode ser complicado, já que você tem que anotar precisamente todos os passos do paciente, desde a sua chegada até a finalização da consulta.
Mas com o tempo você perceberá que isso vai ajudar muito a organizar os horários corretamente e também te dará mais um meio de mostrar ao médico o impacto dos atrasos e como isso pode ser resolvido.
Esse passo pode ser realizado no papel de maneira manual no dia a dia, você cria uma tabela simples e preenche com os horários que achar mais importantes para ter a média de atrasos.
Existem mais formas disponíveis que podem ajudar nesse processo, as mais comuns são as virtuais, que vão desde arquivos feitos no Word até programas mais complexos.
Uma dos meios mais simples é utilizar planilhas no Excel, ele é uma ferramenta muito útil e versátil que te dará um controle mais automatizado da rotina de consultas na clínica.
É possível criar uma planilha do zero com todas as informações que você quer colocar, mas se achar muito trabalhoso ou não entender direito como aplicar fórmulas e edições ao documento, você pode fazer o download de um modelo pronto e totalmente gratuito aqui.
Use a tecnologia a seu favor
Se a planilha de controle de atrasos ainda não for o que você está procurando, sugira para o médico ou responsável pela administração da clínica a implementação de um software médico.
O software de gestão médica possui nele a sala de espera virtual, com ela é possível visualizar todos os pacientes agendados e gerenciar o status de atendimento de cada um, inclusive quem confirmou a consulta ou cancelou seu horário.
Você também consegue ter acesso ao tipo de procedimento que será realizado pelo médico e qual o convênio que será usado pelo paciente.
Aqui você encontra outra forma de entender os atrasos – caso aconteçam – só que de uma maneira bem mais simples e intuitiva, sem ter que voltar tanto tempo assim para essa tarefa.
Esse recurso é muito adotado por inúmeros profissionais e ajuda não só na organização de tempo, mas também com várias outras ferramentas voltadas para a gestão completa de uma clínica.
É importante ressaltar que acabar com 100% dos atrasos médicos é uma tarefa quase impossível, por isso recomendamos a leitura do nosso artigo sobre as maneiras de lidar com os imprevistos. Mas se você se organizar bem e seguir esses passos para controlar os atrasos o dia ficará mais tranquilo e será possível manter o foco em outras atividades, gerando assim mais produtividade nos seus afazeres.
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