7 Dicas para contratar uma secretária para sua clínica

Contratar uma secretária é essencial para garantir a organização da clínica e melhorar o atendimento do local e o fluxo de trabalho. É ela quem estabelecerá o primeiro contato com os pacientes e os recepcionará, portanto, terá grande influência sobre a primeira impressão do seu negócio.

Além disso, ela é a profissional que cuidará da gestão, dos agendamentos, das finanças e de diversas tarefas do seu consultório. Por essa razão, é importante preocupar-se em encontrar a pessoa ideal para exercer essa função. Assim, ela será capaz de atrair novos clientes e fidelizá-los.

Continue lendo e veja 7 dicas que podem ajudar você a contratar a pessoa ideal para trabalhar na sua clínica!

1. Profissionalismo

O profissionalismo é um ponto importante e que deve ser considerado na hora de contratar uma secretária. Nesse trabalho, é necessário que ela saiba agir com muito zelo em relação aos nomes corretos dos pacientes, suas informações pessoais e com os casos de remarcação ou cancelamento de consulta.

Ainda, a profissional também não pode exaltar-se na hora do atendimento, mesmo que a situação seja complicada. Ela deve se esforçar para manter sua agenda organizada, controlar os horários e sempre checar com atenção e confirmar com o paciente. Então, ela precisará saber lidar com situações como:

• Pessoas que não desmarcam e faltam da consulta;
• Pacientes estressados;
• Crianças e pessoas passando mal na sala de espera;
• Clientes que precisam de um encaixe urgente;
• Pessoas que vão à consulta no dia ou horário errado.

Além disso, a secretária ideal precisa ser uma pessoa de confiança, já que ela administrará muitas tarefas que envolvem os dados pessoais e sensíveis dos pacientes. Isso significa que a clínica também deve adequar-se à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Uma legislação que assegura a privacidade e segurança dos pacientes dentro das instituições de saúde.

2. Organização

Outra característica fundamental para trabalhar em um consultório médico é organização. Nos momentos em que o local está cheio de pacientes é necessário ser ágil. Um exemplo, é quando a secretária precisa encontrar informações e documentos com rapidez e facilidade para atender o cliente.

Então, a partir de uma boa organização, é possível deixar o ambiente mais limpo e simplificado. Dessa forma, a profissional consegue realizar um atendimento rápido e eficiente — o que pode levar a satisfação e fidelização dos pacientes.

3. Versatilidade e pró-atividade

A terceira dica diz respeito a pró-atividade e a versatilidade. Essas características são fundamentais na hora da contratação, pois esse cargo exige que a profissional saiba realizar diversas funções. Isso porque em uma clínica médica, ela precisará atender o telefone, recepcionar um cliente, preencher dados e documentos, marcar e reagendar consultas, esclarecer dúvidas, entre outras obrigações.

Além do mais, quando um médico está atrasado para uma consulta, a secretária precisa ficar atenta ao clima da sala de espera. Assim, ela pode antecipar-se e explicar a situação para as pessoas ali presente, solicitando compreensão. Com isso, é possível evitar que os pacientes reclamem ou fiquem estressados.

Contratar uma secretária proativa, versátil e ágil faz toda a diferença para os médicos, clientes e o dia a dia da clínica. Portanto, busque perceber essas habilidades na hora da entrevista e deixe claro quais serão as funções. Assim, a pessoa consegue compreender o seu trabalho e demonstrar as suas competências.

4. Conhecimento em saúde

A secretária não precisa entender tudo sobre a área médica atendida no seu consultório, mas é importante que ela tenha conhecimentos básicos e se esforce para aprender. Algumas informações interessantes que ela precisará saber são:

• Os preparos exigidos para cada tipo de exame;
• A periodicidade necessária entre uma consulta e outra;
• Os tipos de consultas e procedimentos realizados na clínica;
• As especialidades atendidas no consultório.

A partir desses dados ela consegue esclarecer as dúvidas dos pacientes e orientá-los da forma adequada, sem precisar recorrer ao médico. Lembre-se de que essa é uma competência que pode ser ensinada para a pessoa, desde que ela tenha a disposição para aprender.

5. Educação e boa comunicação

A boa comunicação é essencial quando falamos em atendimento de uma clínica médica. Isso fica claro, já que esse trabalho exige que a secretária converse diretamente com o público que frequenta o local. Além disso, ela precisa ser educada, saber ouvir e ter muita paciência.

Quando ela atende o telefone, por exemplo, é preciso ter uma abordagem que recepcione o paciente. Por isso, é interesse que ela fale “bom dia”, “boa tarde” e “boa noite”, se apresente, fale o nome do seu consultório e pergunte a pessoa como pode atendê-la. Assim, o cliente sabe para onde ligou e poderá explicar o que deseja.

6. Domínio de português

Outra dica que deve ser considerada ao contratar uma secretária é o domínio da língua portuguesa. Na entrevista, note a maneira que ela se comunica, a pronúncia das suas palavras e tente perceber como é a sua escrita. Isso é importante porque no trabalho ela precisará responder e-mails e preencher documentos burocráticos.

Além disso, essas habilidades são necessárias, pois é essa profissional que terá contato pessoal e por telefone com o paciente. Então, é ela quem passará a primeira impressão da sua clínica.

7. Informática

A última dica para contratar uma secretária diz respeito ao conhecimento de informática. Atualmente, muitos processos dentro dos consultórios e clínicas são automatizados e o atendimento na área da saúde também depende de muitas tecnologias. Isso faz com que a profissional precise entender minimamente sobre informática e seja capaz de lidar com agendas online, planilhas, dados financeiros, entre outros.

Lembre-se de que essas competências são outras nas quais a secretária não precisa saber de imediato, mas é importante que ela demonstre interesse em aprendê-las.

O ideal para um negócio da área médica é a utilização de ferramentas de gestão que integra os processos administrativos e agiliza o atendimento. Isso facilita o trabalho dos funcionários e torna tudo mais simples e organizado. Além disso, um software médico pode trazer muitos benefícios para o consultório, como:

• Segurança dos dados;
• Controle financeiro;
• Integração das informações;
• Aumento da produtividade.

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Agora que você conhece nossas dicas para contratar uma secretária, procure aplicá-las na hora da entrevista e realizar a contratação ideal para o seu consultório. Com uma profissional adequada, você conseguirá atender os clientes da forma correta e satisfazê-los, aumentando o sucesso do seu negócio. Além disso, todas essas informações tornam-se ainda mais práticas com o uso de um software médico. Comprove você mesmo!

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